フォームでEPSファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

デザインデータなどで受け取ったEPSファイルを、その都度PDFに変換する作業に手間を感じていませんか。専用ツールを開いたり、オンラインの変換サービスを利用したりする作業は、積み重なると業務の負担になりがちです。

このワークフローを活用すれば、フォームにファイルがアップロードされるだけで、RPAが自動でEPSファイルをPDFに変換し、指定のOneDriveに保存するため、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にEPSファイルをPDFに変換する手作業に課題を感じている方
• 様々な形式のファイルをOneDriveで一元管理し、変換作業をなくしたいと考えている方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に自動で処理されるため、EPSからPDFへの変換にかかる手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、保存先の指定ミスやファイル形式の変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、EPSファイルをアップロードするためのファイルアップロードフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したEPSファイルをPDFに変換するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、運用に合わせて自由に編集が可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを格納したい任意のドライブIDおよびフォルダのアイテムIDを指定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691