フォームでOXPSファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

業務で受け取ったOXPSファイルを開けずに困ったり、毎回手作業でPDFに変換したりする作業に手間を感じていないでしょうか。
このワークフローは、ファイルがアップロードされるだけで自動的にPDFへ変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納する一連のプロセスを自動化します。手作業で行っていたプロセスを効率化し、ファイル管理業務を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• 外部から受領するOXPSファイルを、手作業でPDFに変換している方
• ファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したい方
• OneDriveへのファイル格納プロセスを自動化し、ファイル管理を最適化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルがアップロードされると自動で処理が開始されるため、これまで手作業で行っていたファイル変換や保存の時間を短縮します。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、アップロードされたOXPSファイルをPDFに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、実際の運用に合わせて任意の内容に編集が可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを保存したい任意のドライブID、および格納先フォルダのアイテムIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691