GmailからAVIFファイルが送信されたら、JPGに変換しGoogle Driveに格納する

‍■概要

新しい画像形式であるAVIFファイルは、画質が高い一方で対応ツールが限られるため、都度JPG形式に変換する手間が発生しがちです。この変換作業は、単純でありながらも業務の時間を圧迫する要因になりえます。このワークフローは、Gmailで特定のAVIFファイルを受信するだけで、自動でJPGに変換し、指定したGoogle Driveフォルダに格納までを実行します。これにより、手作業によるファイル変換業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にAVIFファイルをJPGに変換しており、手作業でのファイル管理に手間を感じている方
• Gmailで受け取った画像ファイルをGoogle Driveで管理しており、形式を統一したいと考えている方
• Webサイト制作やデザイン業務で、拡張子の変換作業を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• AVIFからJPGへの変換からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手動での変換作業やファイル名の変更、保存先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、メールに添付されたファイルを取得します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を使用し、取得した添付ファイルがAVIF形式である場合に後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 続いて、オペレーションでRPA機能を選択し、オンラインのファイル変換ツールなどのブラウザを操作して、AVIFファイルをJPG形式に変換します。
5. 次に、データ変換機能の正規表現を用いて、変換後のファイル名を任意のルールに沿って変更します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・リネームしたJPGファイルを指定のフォルダへアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意に設定できます。
• 分岐機能では、ファイル形式の判定条件などを、実際に取得したファイル名や拡張子といった情報を用いて自由にカスタマイズ可能です。
• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや操作するボタン、入力するテキストなどを自由に設定できます。
• データ変換機能の正規表現では、ファイル名をどのようなルールで置換するかを、置換対象や置換後の文字列を含めて細かく設定できます。
• Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のフローで取得した情報を利用して設定可能です。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。