OutlookでPPTXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してOneDriveに格納する

■概要

Outlookで受信したPPTXファイルを、手作業でPDFに変換してOneDriveへ保存する定型業務は、地味に時間を奪う作業です。この繰り返し作業を自動化したいと感じている方も多いかもしれません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたPPTXファイルを自動でPDFに変換し、指定のOneDriveフォルダに格納できます。手作業によるpptx to pdfの変換プロセスから解放され、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したPPTXファイルを、手動でPDFに変換している方
• ファイルの変換や保存作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
• RPAを活用して、pptxからpdfへのファイル変換業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、pptxからpdfへの変換とOneDriveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ファイル変換忘れや保存先の間違いといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
2. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
3. 次に、分岐機能で、取得したファイル情報をもとに拡張子が「.pptx」の場合のみ処理が進むように条件を指定します。
4. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたPPTXファイルをPDFへ変換する操作を自動化します。
6. 続いて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」などを用いて、格納するファイル名を整えます。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールのみを対象とするために、任意のメールフォルダIDを指定して監視対象を絞り込むことが可能です。
• 分岐機能では、ファイル形式以外にもメールの件名や差出人など、前段のトリガーで取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能は、ユーザーのPC環境や、ファイル変換に利用するWebアプリケーションに合わせて操作内容を柔軟に設定することが可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のものを設定できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Outlook、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691