GmailでHTMLファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

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■概要

メールで受け取ったHTMLファイルの内容を確認し、手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のHTMLファイルを受信した際に、自動で変換処理を実行できます。変換後のファイルはGoogle Driveへ自動でアップロードされるため、手作業による変換の手間や保存漏れといった課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

定期的に受信するHTMLファイルをPDFに変換しており、手作業に課題を感じている方
変換作業における、手動での保存や管理の手間を削減したい方
GmailとGoogle Driveを日常的に利用し、連携による業務自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでの受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手作業によるファイルの変換忘れや、Google Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したHTMLファイルをPDF形式で保存する操作を記録します
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するために、任意のラベルやキーワードなどを設定してください
Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください

■注意事項

‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691