GmailでXLSファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

日々の業務で発生するExcel（XLS）ファイルを、手作業で画像（JPG）に変換して管理することに手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで特定のXLSファイルを受信した際に、RPA機能が自動でファイル形式を変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存するまでの一連のプロセスを自動化します。手作業によるxlsからjpgへの変換といった定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するxlsからjpgへのファイル変換作業を、より効率的に行いたいと考えている方
• Gmailで受信したファイルをGoogle Driveで管理しており、アップロードの手間を削減したい方
• RPAの活用により、PC上で行う単純作業の自動化を実現し、生産性の向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をきっかけに、xlsからjpgへの変換とGoogle Driveへのアップロードが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル変換やアップロードが不要になるため、変換ミスや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したXLSファイルをJPGファイルに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを絞り込むため、任意のラベルやキーワードを設定してください。
• Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691