フォームでDOCXファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

契約書や申請書など、DOCX形式で受け取ったファイルをPDFに変換して管理する業務は、定期的でありながらも手間のかかる作業です。このワークフローは、フォームにDOCXファイルが送信されるだけで、自動的にPDFへ変換しOneDriveにアップロードする処理を完結させます。DOCXからPDFへのファイル変換といった定型業務を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DOCXからPDFへのファイル変換作業に、日常的に手間を感じている方
• OneDriveを利用して書類を管理しており、ファイルアップロード作業を効率化したい方
• RPAを活用して、定型的なファイル形式の変換業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、DOCXからPDFへの変換とOneDriveへの保存が自動で行われるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になり、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、DOCXファイルをアップロードするためのフォームを作成します
3. 次に、オペレーションで「RPA機能」の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、DOCXファイルをPDFファイルに変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、用途に合わせて任意で編集可能です
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となる任意のドライブID、格納先フォルダのアイテムIDを設定してください

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691