Gmailに添付された動画をRPAでMP3に変換し、Google Driveに格納する

■概要

日々の業務で受け取った動画ファイルから音声のみを抽出したい際、専用ツールを使って手作業で変換していませんか？このような変換作業は、単純ですが積み重なると多くの時間を要します。このワークフローを活用することで、Gmailに動画ファイルが添付されたメールを受信するだけで、RPAが自動でMP3形式に変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納する一連のプロセスを自動化でき、ファイル変換に関わる手間を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ファイル変換作業を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
• 会議の録画データなど、動画の音声部分のみをテキスト化や共有のために利用したい方
• Gmailで受け取ったファイルの管理や格納を、よりスムーズに行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信を起点として動画からMP3への変換、Google Driveへの格納までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイルダウンロード、変換サイトへのアップロード、保存といった一連の操作が不要になるため、ファイルの取り違えなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに基づいて後続の処理を実行するかどうかの条件を設定します。
4. 次に、オペレーションのRPA機能で、オンラインのファイル変換サービスなどをブラウザ上で操作し、動画ファイルをMP3形式に変換するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを選択し、変換したMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や差出人アドレスに含まれるキーワードを任意に指定することが可能です。
• 分岐機能では、添付ファイルの拡張子が動画ファイルの場合のみ後続のRPA処理に進むなど、実行条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、実際に操作するファイル変換サイトのURLや、ページ上のクリック操作、文字入力といったブラウザ操作を、利用したいサービスに合わせて設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、メールの件名や受信日時といった情報を用いて動的に設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。