GmailでTIFFファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

TIFF形式の画像ファイルをメールで受け取った際、閲覧や共有のために都度手作業で変換するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、GmailでTIFFファイルを受信すると、RPA機能がPNGファイルへの変換を自動で行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。ファイル変換に伴う一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールでTIFFファイルを受信し、手作業でPNG形式に変換している方
• ファイル形式の変換作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• 様々な関係者から受け取る画像ファイルを、形式を統一して一元管理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点に、TIFFからPNGへの変換とGoogle Driveへの保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのファイル変換や保存によって発生しがちな、変換ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したTIFFファイルをPNGに変換する操作を構築します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダへアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを特定するため、件名に含まれるキーワードや適用するラベルなどを任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691