GmailでEPSファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

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■概要

デザイナーや取引先からEPSファイルを受け取った際、閲覧や共有のためにPDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。オンラインツールを都度利用して変換を行うのは、ファイル数が多いと非効率であり、ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、GmailでEPSファイルを受信した際にRPAが自動でPDFに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、こうしたファイル変換に関わる一連の作業を円滑に自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

EPSファイルを受け取る機会が多く、手作業でのPDF変換に課題を感じている方
定型的なファイル変換作業を自動化し効率化したい方
GmailとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を円滑に進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

メール受信をきっかけにファイル変換から保存までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
手作業によるファイルの変換漏れや、Google Driveへの保存ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどを利用して、受信したEPSファイルをPDFに変換するよう設定します。
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのキーワードやラベルを任意で設定してください。
Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意のIDに設定してください。

■注意事項

‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691