Gmailで音声ファイルがアップロードされたら、RPAで指定形式に変換しBoxに格納する

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■概要

会議の録音やウェビナーのアーカイブなど、音声ファイルを扱う業務において、手作業でのファイル形式の変換や管理に手間を感じていませんか。特定のツールを使って都度変換し、ストレージに保存する作業は、時間もかかりミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の音声ファイルを受信した際に、RPAが自動でファイル形式を変換し、Boxの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで音声ファイルを受け取り、手作業で形式変換やBoxへの保存を行っている方
様々な音声ファイルのフォーマット変換作業に時間を要している方
RPAを活用して、ファイル管理や定型的な変換作業の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのファイル受信を起点に、形式変換からBoxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手動でのファイル形式変換やアップロード作業が不要となり、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
次に、オペレーションでRPA機能を選択し、任意のファイルコンバーターサイトなどで音声ファイルの形式を変換するブラウザ操作を設定します
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意に設定できます
分岐機能では、受信したメールの添付ファイルの種類やファイル名など、前段のステップで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です
RPA機能の設定では、操作対象のWebページや、ページ上で操作するボタンなどを自由に指定でき、前段のステップで取得した情報を操作時に利用することも可能です
Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定したり、受信メールの件名や日付などの情報をもとに動的に設定したりできます

■注意事項

Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。