GmailでPDFを受信したら、オンラインツールでWordファイルに変換してBoxに保存する

GmailでPDFを受信したら、オンラインツールでWordファイルに変換してBoxに保存する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Box
Gmail
を自動連携できます。
No items found.

■概要

メールで受信したPDFファイルを、オンラインツールを使ってWord形式に手動で変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかりませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のPDFファイルを受信した後の、オンラインでのPDFからWordへのファイル変換、そしてBoxへの保存までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • メールで受信したPDFをWordに変換し、関係者に共有する機会が多い方
  • オンラインのファイル変換サービスを手作業で利用しており、効率化したいと考えている方
  • ファイル管理にBoxを利用しており、手動でのアップロード作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • GmailでのPDF受信からオンラインでのファイル変換、Boxへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • ファイルのダウンロードやアップロード、変換忘れといった手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、自動化の起点となるメールの条件を設定します。
  3. 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。
  4. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトでの操作を記録・設定します。
  5. 次に、オペレーションのデータ変換機能で、正規表現を用いて変換後のファイル名に用いる情報を整えます。
  6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
  • RPA機能(ブラウザ操作)では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
  • Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、トリガーで取得した情報などを活用して任意に設定することが可能です。


■注意事項

  • Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  • ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
メールに添付されたファイルをboxに格納
メールに添付されたファイルをboxの指定のフォルダに自動的に格納します。格納先のフォルダやファイル名は任意のフォルダやファイル名を指定することが可能です。‍
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信することができます。LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成するフローです。メール受信ごとに実施していたBoxへのフォルダ作成の手動作業が不要となるため、作業の効率化を図ることができます。
請求書ファイルをboxに格納
入力フォームに登録された請求書ファイルを自動的にboxに格納します。ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する
Boxに新規ファイルがアップロードされたら、クライドサインに連携してそのファイルを書類に添付するフローです。アップロードされたファイルを自動で連携させることで手作業による手間を省きます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Box
Box
を使ったテンプレート
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Box
YoomではBoxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知します。
詳しくみる
テンプレート
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる