■概要
メールで受信した画像から情報を抽出してWordへ貼り付ける作業は、単純ですが意外と手間がかかる業務ではないでしょうか。一つ一つ手作業で進めると、他の重要な業務の時間を圧迫してしまうこともあります。このワークフローは、Gmailで受信した画像の文字情報をWordファイルに変換し、OneDriveへ自動で保存します。画像からWordへの変換作業を自動化するツールとして、これまで手作業でおこなっていた定型業務を効率化し、よりコアな業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する画像の情報をWordに変換し、管理している方
- 手作業による画像からの情報抽出やファイル保存に手間を感じている方
- 様々なツールを連携させ、ファイル管理業務の自動化を検討しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで画像ファイルを受信すると、自動で文字情報を抽出しWordファイルに変換し保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの貼り付けミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Googleドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう、分岐機能で設定します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、添付された画像ファイルからテキストを読み取ります。
- 次に、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 続いて、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、OCR機能で読み取ったテキストをドキュメントに入力します。
- 次に、Google Driveの「Googleドキュメントをダウンロード」アクションで、作成したドキュメントをWord形式（.docx）でダウンロードするよう設定します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたWordファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- OCR機能では、画像内の特定の範囲のみを読み取るなど、テキストとして抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
- Googleドキュメントに追加するテキストは、OCRで読み取った内容だけでなく、メールの件名や受信日時などの情報と組み合わせて、自由にカスタマイズが可能です。
- OneDriveへのファイル保存では、保存先のフォルダや、ファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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