■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクトやタスクが増えるにつれて、関連ファイルをOneDriveに整理する手間も増えていませんか。手作業でのフォルダ作成やファイル管理は、時間がかかるだけでなく、命名ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartsheetとOneDriveの連携を自動化できます。特定の条件を満たす行がSmartsheetに追加されたことをトリガーに、OneDriveへ自動でフォルダが作成されるため、ファイル管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスクを管理し、関連ファイルをOneDriveに手動で格納している方
- SmartsheetとOneDrive間のファイル連携作業に、手間や非効率さを感じている業務担当者の方
- プロジェクトごとのフォルダ作成を自動化し、チームのファイル管理体制を標準化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- フォルダの作成漏れや命名規則の誤りといった人為的ミスを防ぎ、誰が対応しても同じ品質でファイル管理ができる業務体制を構築します
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、Smartsheetの情報をもとにフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの行がどのような条件の時にフォルダを作成するか、分岐の条件を任意で設定してください。例えば、特定のステータスや担当者が設定された行のみを対象にすることが可能です
- OneDriveでフォルダを作成する際に、Smartsheetから取得したどの情報（例：プロジェクト名など）をフォルダ名に利用するか、またどの場所にフォルダを作成するかを任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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