OneDriveにJPGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しOutlookに通知する

‍■概要

請求書や領収書といったJPG画像内のテキストを手入力する作業に、時間や手間を感じていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、OneDriveにJPGファイルが格納されるだけで、自動で画像からテキストを抽出し、その内容をOutlookで通知する一連の流れを自動化できます。JPGからテキストへの変換作業を効率化し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存したJPG画像の内容を、手作業でテキストに書き起こしている方
• 画像内の文字を効率的にテキスト化し、経費精算や請求書処理を円滑に進めたい方
• 画像からの文字起こしプロセスを自動化し、チームへの情報共有を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル格納をきっかけに、自動でテキスト抽出と通知が完了するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
• 手作業による読み間違いや入力漏れのリスクを軽減し、JPGからテキストへの変換精度を高めることで、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト内容を本文に含めたメールを任意の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象となるドライブIDやフォルダIDを任意の値に変更してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます。
• OneDriveのファイルダウンロードアクションでは、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し、ダウンロード対象のファイルを指定することが可能です。
• OCR機能では、画像ファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で抽出したテキストなどを本文に差し込んで通知できます。

■注意事項

• OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。