GmailでOXPSファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

取引先からOXPS形式のファイルを受け取った際、閲覧や編集のために毎回手動でPDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Gmailで特定のOXPSファイルを受信すると、自動でPDFファイルに変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。手作業で行っていたファイル変換と保存の手間をなくし、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するOXPSからPDFへの変換作業を自動化したいと考えている方
• Gmailで受け取った添付ファイルをGoogle Driveへ手動で保存しており、非効率を感じている方
• RPAを活用して、Web上のファイル変換ツールなどを使った定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点に、ファイル変換からGoogle Driveへのアップロードまでが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、変換ミスや保存場所の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、OXPSファイルが添付されたメールを特定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでOXPSファイルをPDFに変換するブラウザ操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを絞り込むため、件名や送信元アドレス、ラベルなどを任意で設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意のIDに設定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691