OutlookでJPG画像ファイルを受信したら、RPAでWordファイルに変換してOneDriveに格納する
OutlookでJPG画像ファイルを受信したら、RPAでWordファイルに変換してOneDriveに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OneDrive
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
報告書や資料作成のために、メールで受け取ったJPG画像をWord文書に貼り付ける作業は、単純ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業で画像を保存し、Wordを開いて貼り付ける一連の操作は面倒に感じられることもあります。このワークフローは、Outlookで特定のJPGファイルを受信すると、自動でWordファイルに変換してOneDriveに格納するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したJPG画像を、手作業でWordファイルに変換している方
- JPGからWordへの変換作業を自動化したいと考えている方
- 画像ファイルの整理や報告書作成といった定型業務の効率化を目指すすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- OutlookでJPGファイルを受信するだけで自動処理が開始されるため、これまで手作業で行っていたファイル変換や保存にかかる時間を短縮します
- 手作業によるファイルの保存ミスやWordへの貼り付け漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の安定化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を使い、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションやデータ変換機能を用いて、ファイル名などを整理します
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、JPGファイルをYoom上に保存します
- RPA機能でブラウザを操作し、Wordに画像を貼り付けて保存する一連の操作を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、作成したWordファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、そのフォルダに届いたメールのみをフローの起動対象にできます
- 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれるキーワードなど、前段で取得した情報をもとに起動条件を自由にカスタマイズできます
- RPA機能でのブラウザ操作は、ユーザーの業務環境に合わせて操作対象のWebサイトや手順などを柔軟に設定することが可能です
- OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のドライブIDやフォルダのアイテムID、さらにはファイル名も任意の値や動的な値で設定できます
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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