GmailでPNGファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しBoxに格納する

‍■概要

メールで受信したPNG画像をPDFに変換する際、都度オンラインのコンバーターツールを探して手作業で対応していませんか？この一手間が積み重なり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Gmailで特定のPNGファイルを受信すると、RPA機能が自動でPDFへ変換し、指定のBoxフォルダへ格納するため、手作業によるファイル変換業務から解放され、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPNGからPDFへの変換作業があり、オンラインコンバーターでの手作業に手間を感じている方
• Gmailで受け取ったファイルをBoxで管理しており、一連の格納作業を自動化したいと考えている方
• ファイル形式の変換といった定型業務を効率化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からPDFへの変換、Boxへの格納までが自動化され、手作業の時間を短縮できます。
• オンラインコンバーターでのファイル選択ミスや、格納先のフォルダ間違いなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でGmailとBoxをYoomに連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、特定の条件（例：添付ファイルが存在する等）に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインの変換ツールなどを利用してPNGからPDFへのファイル変換を自動化します。
5. 最後に、オペレーションのBoxで「ファイルをアップロード」を設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールのキーワード（件名や差出人など）を任意に設定できます。
• 分岐機能では、前段のGmailで取得したファイル形式などの情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
• RPA機能では、操作対象とするWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを柔軟に設定できます。
• Boxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段の処理で取得した情報を用いて設定できます。

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。