■概要
プロジェクト管理でSmartsheetを利用する際、関連ファイルをGoogle Driveで管理していると、ファイルの格納とシートへの情報入力を別々に行う必要があり、手間がかかるだけでなく更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でSmartsheetに行を追加します。この連携により、手作業による二度手間やヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに格納したファイルの情報を、手動でSmartsheetに転記している方
- Smartsheetでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理を連携させたいと考えている方
- ファイルベースの報告や情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動でSmartsheetが更新されるため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Smartsheetで管理しているデータの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、ファイルのタイトルやURLといった情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダを任意で指定してください
- 分岐機能では、ファイル名や種類といった条件を任意に設定し、特定のファイルが追加された時のみSmartsheetに行が追加されるように設定してください
- Smartsheetに行を追加するアクションでは、シートに追加したいファイル名や作成日、ファイルのURLといった情報を任意に設定してください
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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