GmailでPDFファイルが送信されたら、RPAで圧縮しGoogle Driveに格納する

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‍■概要

メールで受け取ったPDFファイルを手動でダウンロードし、オンラインの圧縮ツールで処理してから再度保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなります。特に、オンラインツールを探して毎回作業するのは非効率です。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、RPA機能が自動でファイルを圧縮し、Google Driveの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化し、こうしたファイル管理の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受け取るPDFファイルを、オンラインツールで都度圧縮している方
手作業でのファイル圧縮やGoogle Driveへの保存に手間を感じている方
請求書や契約書といったPDFファイルの管理業務を自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでの受信をトリガーに、PDFの圧縮からGoogle Driveへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます。
手動でのファイル操作に伴う圧縮忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
次に、オペレーションの分岐機能で、トリガーとなったメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインPDF圧縮サービスを操作し、メールに添付されていたPDFファイルを圧縮します。
最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダへアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」）を任意で設定可能です。
分岐機能では、メールに添付されたファイル名やファイル形式といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
RPA機能では、操作したいオンラインサービスのURLや具体的な操作内容を自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。
Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を固定値で指定したり、メールの件名などの変数を用いて動的に設定したりできます。

■注意事項

Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。