■概要
デザインデータなどで用いられるEPSファイルを扱う際、閲覧や共有のために都度PNG形式へ変換する作業に手間を感じていませんか。特に、Gmailで受信したファイルを一つひとつ手作業で変換し、所定の場所に保存するのは時間がかかり、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のEPSファイル添付メールを受信した際に、自動でepsからpngへの変換とDropboxへの格納を実行します。ファイル変換に関わる定型業務を自動化し、業務効率の改善を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- デザイナーからGmailでEPSファイルを受け取ることが多い、マーケターや営業担当者の方
- 日常的に行っているepsからpngへの変換作業に、多くの時間を費やしている方
- 手作業でのファイル変換や保存による、格納漏れなどのミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに、epsからpngへの自動変換とDropboxへの格納が完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での変換やアップロード作業がなくなることで、ファイルの変換忘れや保存先の指定間違いといった、ヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換サービスなどを利用して、受信したEPSファイルをPNG形式に変換するよう設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください例えば、「件名に『EPS納品』というテキストを含む」といった指定が可能です
- Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのパスを任意で設定できますプロジェクトごとや日付ごとなど、管理しやすいフォルダを指定してください
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
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