GmailでTXTファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

日々の業務で、Gmailで受信したテキストファイルをPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。手作業でのファイル変換やアップロードは、時間がかかるだけでなく、人的なミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のテキストファイルを受信した際に、RPAが自動でPDFファイルへと変換し、指定のGoogle Driveフォルダへアップロードする一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったファイルを手作業で変換・保存している方
• 定期的なレポートなどをテキストファイルで受領し、PDF化して保管する業務に携わっている方
• ファイル形式の変換からクラウドストレージへの格納までの一連の業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーに、text fileからpdfへの変換とGoogle Driveへのアップロードが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、対象のメールを特定するキーワードなどを指定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してTXTファイルをPDFファイルに変換するブラウザ操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを特定するために、任意のキーワードやラベルを設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDに任意のIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691