GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

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■概要

業務で受け取ったDOCX形式のファイルを、都度PDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Gmailで特定の条件に合致するメールに添付されたDOCXファイルを受け取ると、自動でPDFファイルに変換し、Google Driveの指定フォルダへ保存する一連の流れを自動化します。手動でのファイル変換作業をなくし、ファイル管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

定期的に受け取るDOCXファイルをPDFに変換する作業に、手間を感じている方
手作業によるファイルの変換や保存のミスをなくしたい方
GmailとGoogle Driveを活用し、ファイル管理の業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

DOCXファイルをPDFへ変換し保存する定型業務を自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換漏れや保存先の間違いといった人的ミスの防止に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します
次に、オペレーションでRPA機能を設定し、受信したDOCXファイルをPDF形式に変換するブラウザ操作を記録します
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するため、任意のキーワードやラベルなどを設定してください
Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意のフォルダIDに設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691