GmailでPNGファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

No items found.

■概要

取引先からメールで送られてくるPNG形式の書類を、都度PDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。手動でオンラインツールを探して作業するのは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPNGファイルを受信した際に、RPAが自動でPDFへ変換しGoogle Driveへ格納する一連の処理を自動化し、こうしたファイル管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

メールで受信したPNG形式の請求書や申込書などをPDFで管理したい方
ファイル変換ツールを使った手作業でのファイル変換を効率化したい方
ファイル形式の変換からクラウドストレージへの格納までを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのファイル受信をトリガーに、PDFへの変換とGoogle Driveへの格納が自動で完結するため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます。
自動で処理が実行されることで、ファイル形式の変換ミスや、指定フォルダへの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションで、特定の件名や送信元などを含むメールを検知するように設定します。
次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むように設定します。
次に、RPA機能でオンラインのファイル変換ツールなどを操作し、受信したPNGファイルをPDF形式に変換します。
最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や送信元アドレス、本文に含むキーワードなどを任意で指定できます。
分岐機能では、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行させることができ、例えば特定のファイル名を持つ添付ファイルの場合のみPDFに変換するといった設定が可能です。
RPA機能では、実際に操作したいWebサイトのURLや実行したいクリック・入力操作などを、業務に合わせて自由に設定できます。
Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダを指定したり、ファイル名にメールの件名や受信日時といった情報を含めたりするなど、動的な設定が可能です。

■注意事項

Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。