GmailでXPSファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

取引先から送られてくるXPSファイルを、都度PDFに変換する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的なファイル変換作業は、本来の業務を中断させてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、RPAが自動でXPSからPDFへの変換を行い、Google Driveに格納します。手作業によるファイル変換の手間をなくし、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にXPSファイルを受信し、PDFへの変換を手作業で行っている方
• Gmailで受信した添付ファイルを、Google Driveへ自動で整理し保管したい方
• RPAを活用して、PC上で行うファイル変換などの定型作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでXPSファイルを受信するだけでPDF変換から保存までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、Google Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したXPSファイルをPDFに変換するPC上の操作を設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• RPA機能では、ご利用のPC環境やファイル変換の手順に合わせて、操作内容を柔軟に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で指定できます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691