GmailでODTファイルを受信したら、RPAでDOCXファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

ODT形式のファイルを受け取るたびに、編集や共有のためにDOCX形式へ手動で変換する作業に手間を感じていませんか。毎回オンラインの変換ツールを利用するのは、セキュリティのリスクや作業の手間が懸念点になることもあります。このワークフローは、Gmailで特定のODTファイルを受信すると、自動でDOCXファイルへ変換しGoogle Driveに保存します。この一連のファイル変換作業を自動化し、定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 外部からODTファイルで書類を受け取ることが多く、DOCXへの変換に時間を要している方
• ファイル形式の混在を防ぎ、チーム内での文書管理を円滑に進めたいと考えている方
• 手作業によるファイル変換の手間や、それに伴うヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信を起点に、変換から保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での変換作業で起こりうる、ファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ODTファイルをDOCXファイルに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のDOCXファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動する条件となるメールのラベルやキーワードを任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先のフォルダIDにご自身の環境に合わせた任意のIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691