フォームでODTファイルが送信されたら、RPAでDOCXファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

ODTからDOCXへの変換作業に、手間や時間を取られていませんか。毎回オンラインの変換ツールを探して手作業で対応していると、非効率なだけでなく他の業務を圧迫する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、専用フォームにODTファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でDOCXファイルへ変換し、指定のOneDriveへ格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ODT形式のファイルを受け取ることが多く、手作業でのDOCX変換に時間を取られている方
• ファイル形式の変換作業を自動化し、業務を効率化したい方
• OneDriveをファイルストレージとして活用しており、一連のファイル管理業務を簡略化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのアップロードを起点に、ファイル変換からOneDriveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます
• 変換ファイルの保存先が統一されるため、ファイル管理が簡素化され、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止にも繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ODTファイルをアップロードするためのフォームを作成します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービス上の操作を記録することで、ODTファイルをDOCXファイルに変換します
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のDOCXファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、フォームのタイトルや質問項目などを、用途に合わせて自由に編集できます
• OneDriveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、保存先となる任意のドライブIDと格納先フォルダのアイテムIDを指定してください

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691