フォームでPPTファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

オンライン上でPPTファイルをPDFに変換する際、毎回変換サイトを探して手作業で行うことに手間を感じていませんか。複数のファイルを扱う場合は特に、時間もかかり管理も煩雑になりがちです。

このワークフローは、フォームにPPTファイルをアップロードするだけで、RPAがファイル形式をPDFに自動で変換し、指定のOneDriveに保存します。この一連の流れを自動化することで、ツールを探す手間や手作業での変換業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にオンラインでPPTをPDFに変換する作業が発生している方
• 複数人から集めたPPTファイルをPDF化し、一元管理したいと考えているチームリーダーの方
• 手作業によるファイル変換業務そのものを効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルをアップロードするだけで自動で処理が完結するため、これまで手作業でのファイル変換やアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりうるファイルの変換忘れや、OneDriveへのアップロード漏れ、格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PPTファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換処理を自動化してPDFファイルに変換します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで作成するフォームは、タイトルや質問内容を用途に合わせて任意に編集可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを格納したい任意のドライブID、およびフォルダのアイテムIDを設定してください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691