Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

■概要

Boxにアップロードした名刺や書類の情報を、手作業で顧客管理ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で情報を読み取り、CRM/SFAであるLoopsにContact情報として登録します。LoopsとBoxを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保管した名刺や書類の情報をLoopsに手作業で登録している方
• LoopsとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
• 紙媒体で受け取った情報をデータ化し、管理する業務の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルをアップロードするだけで、OCRによる情報抽出からLoopsへの登録までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データ管理の正確性を向上させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとLoopsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでLoopsの「Create Contact」を選択し、OCR機能で抽出した情報をマッピングして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象フォルダをIDで指定してください。
• OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定することが可能です。
• LoopsにContactを作成するオペレーションでは、どの項目に前段のOCRで取得したどの情報を登録するかを自由に設定できます。固定値の入力も可能です。

■注意事項

• Box、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。