GmailでWEBMファイルを受信したら、RPAでWAVファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

Web会議の録画データなど、WEBM形式の音声ファイルを手作業でWAVファイルに変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のWEBMファイルを受信した際に、RPA機能が自動で変換処理を行い、変換後のファイルをGoogle Driveにアップロードします。ファイル変換から保存までの一連のプロセスを自動化し、手作業による非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ファイル変換を手作業で行っているご担当者の方
• Gmailで受け取った音声ファイルをGoogle Driveで一元管理したいと考えている方
• ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、業務の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 変換から保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• ファイル変換時の設定ミスやGoogle Driveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローボットを起動したいメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでGmailの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、メールに添付されたWEBMファイルをYoom上にダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたWEBMファイルをWAVファイルに変換するWebサイト上の操作を自動化します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたWAVファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するため、任意のキーワードやラベルを設定してください。
• Google Driveへファイルをアップロードするアクションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691