OutlookでTXTファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してOneDriveに格納する

■概要

メールで受信したTXTファイルを、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に時間を取られていませんか。
このルーティンワークは手間がかかる上に、変換漏れや保存先の間違いといった人為的なミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたTXTファイルを自動でPDFに変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納する一連の流れを自動化できます。面倒な変換作業から解放され、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取るTXTファイルを、手作業でPDFに変換・管理している方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、コア業務へ注力したい方
• OneDriveへのファイル保存を手作業で行っており、格納ミスなどの課題を抱えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をきっかけに、`txt to pdf`の変換からOneDriveへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます。
• ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、分岐機能を設定し、取得した添付ファイルの情報をもとに、処理を実行する条件を定めます。
5. 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、対象のTXTファイルをダウンロードします。
6. 次に、RPA機能を設定し、ダウンロードしたTXTファイルをPDFに変換するためのブラウザ操作を記録します。
7. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を使い、保存するファイル名を任意の形式に整形します。
8. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定し、監視対象のフォルダを限定することが可能です。
• 分岐機能では、メールの件名や添付ファイル名などの情報をもとに、処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、ご利用の`txt to pdf`変換サービスなど、ユーザーの環境に合わせてブラウザ操作のフローを柔軟に設定することが可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のドライブIDやフォルダのアイテムID、ファイル名を任意で設定できます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691