Googleフォームで音声ファイルが送信されたら、オンラインツールで指定形式に変換してGmailで送信する

■概要

インタビューや会議の録音など、音声ファイルを扱う業務で、特定の形式に変換する作業に手間を感じていませんか。ファイルのダウンロード、オンラインツールでの変換、そしてメールでの共有といった一連の操作は、手作業では時間もかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Googleフォームに音声ファイルが送信されると、RPA機能でオンラインツールを操作して自動でファイル形式を変換し、Gmailで送信する一連の流れを自動化するため、音声ファイルをオンラインで変換する方法を探している方に最適な解決策となります。

■このテンプレートをおすすめする方

• インタビューやWeb会議の録音データを関係者に共有する機会が多いメディア・Webコンテンツ担当者の方
• 音声ファイルの形式変換や共有を手作業で行っており、業務の効率化を検討している方
• GoogleフォームやGmailを活用した業務フローの中で、音声ファイルをオンラインで変換する方法を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点に、変換から共有までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスやメールの添付漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームIDを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された音声ファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの音声変換ツールでファイルを変換する操作を記録します。
5. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」を設定し、ファイル名を整えます。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のファイルを添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、任意のフォームIDを設定可能です。また、フォームの回答内容（ファイル名や回答者情報など）を取得し、後続のオペレーションで活用できます。
• RPA機能（ブラウザ操作）では、利用するオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロード、変換形式の選択、ダウンロードといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
• データ変換機能では、変換後のファイル名を自由にカスタマイズ可能です。例えば、「【変換済】_元ファイル名_日付」のように変更できます。
• Gmailの送信設定では、To、Cc、Bccといった送信先を任意に設定でき、本文にはGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。