GoogleフォームでJPGファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する

■概要

JPG形式の画像ファイルをPDFに変換する際、オンラインの変換ツールを手作業で操作することに手間を感じていませんか。ファイルの数が多いと、アップロードやダウンロードを繰り返す作業が負担になることもあります。
このワークフローは、GoogleフォームにJPGファイルが送信されると、RPAがオンラインツールでPDFへ自動変換し、Google Driveへ保存します。JPGからPDFへのオンライン変換作業を自動化し、手作業による手間を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったJPGファイルを、オンラインの変換ツールでPDFにしている方
• 手作業によるファイルの変換や保存に時間を取られ、業務の効率化を検討している方
• ファイルの変換やリネームといった作業での、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• JPGからPDFへのファイル変換とGoogle Driveへの保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの選択ミスやファイル名のつけ間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたJPGファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトでPDFへの変換処理を実行します。
5. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・リネームしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象のフォームIDを任意で設定できます。また、ファイル情報に加えて、フォームで回答された内容を取得し、ファイル名などに活用することも可能です。
• RPA機能（ブラウザを操作する）では、アクセス先のURLや画面上の操作内容を自由にカスタマイズできるため、普段利用しているオンライン変換サービスでの操作を再現できます。
• Google Driveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名を任意の内容で設定することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。