■概要

取引先から送られてくるJPG形式の図面ファイルなどを、一つひとつ手作業でDWG形式に変換していませんか。こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、本来の設計業務などを圧迫する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたJPGファイルを自動でDWGファイルに変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納できます。手作業で行っていたファイル変換プロセスを自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したJPG画像を、手作業でDWGファイルに変換している方
• jファイル変換や、その後の格納作業に手間を感じている方
• OutlookとOneDriveを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、ファイルの変換からOneDriveへの格納までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ファイル変換やアップロードにおける、対応漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、「分岐機能」を用いて添付ファイルがJPG形式の場合のみ処理を進めます。
4. 次に、「データ変換機能」の正規表現でファイル名を整え、Outlookから「メールの添付ファイルをダウンロード」します。
5. 次に、「ブラウザを操作する」アクション（RPA）でWeb上のファイル変換サービスなどを操作し、ダウンロードしたJPGファイルをDWGファイルに変換します。
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたDWGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の起点としたいメールが格納されるフォルダのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能の設定では、ファイル名や拡張子などの条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
• RPA機能の設定では、操作対象とするファイル変換サービスのURLや操作手順などを、ユーザーの環境に合わせて柔軟に設定してください。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるドライブIDやフォルダのアイテムID、ファイル名などを任意で設定できます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691