GmailでODTファイルを受信したら、ConvertioでWordファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

ODT形式のファイルを受け取るたびに、手動でWordファイルに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで特定のODTファイルを受信するだけで、自動でodtからword形式へファイルを変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納します。ファイル変換のために都度ツールを立ち上げる必要がなくなり、ファイル管理の工数を削減し、本来の業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 外部からODT形式で届くファイルを扱う機会が多く、手作業での変換に課題を感じている方
• 日常的に行っている変換作業を自動化し、業務を効率化したい方
• GmailやGoogle Driveを主に利用しており、ファイル管理や保存のプロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでファイルを受信するだけで自動で変換から保存までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換ミスや保存場所の間違い、対応漏れなどのヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Convertio、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメールを受信した際にフローが自動で起動します。
3. 続いて、オペレーションでConvertioの「ファイルを変換」アクションを設定し、受信したODTファイルを指定します。
4. 変換処理の完了を待つため、Convertioの「変換ステータスを取得」「変換後のファイルを取得」アクションを順に設定します。
5. オペレーションのデータ変換機能でファイル名を整え、最後にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで変換後のWordファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• Convertioでのファイル変換オペレーションでは、変換元のファイル情報などを、前のステップで取得した動的な値を用いて設定できます。
• Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先となる任意のフォルダIDを指定してください。

■ 注意事項

• GmailとGoogle DriveのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924