■概要
メールで受信したZIPファイルを手動で解凍し、PDFに変換してから特定のフォルダに保存する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたZIPファイルを自動でPDFへと変換し、指定のOneDriveフォルダへ保存します。手作業によるZIPファイルをPDFに変換する方法から脱却し、定型業務の自動化を実現することで、本来注力すべきコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するZIPファイルのPDF変換や保存作業を自動化したいと考えている方
- 手作業でのファイル変換に課題を感じ、より効率的な方法を探している方
- OneDriveを活用したファイル管理のフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、ZIPファイルのPDF変換からOneDriveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- 手動でのファイル操作に伴う、変換ミスや保存場所の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信したZIPファイルを取得します。
- 次に、RPA機能（ブラウザ操作）のアクションを設定し、任意のオンラインファイル変換ツールを操作して、ダウンロードしたZIPファイルをPDFに変換します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されるフォルダのIDや、件名に含まれるキーワードを自由に設定してください。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作を自由にカスタマイズ可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダとファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
