■概要
メールで受け取ったMicrosoft Wordのファイルを、都度手作業でPDFに変換していませんか？この作業は手間がかかる上に、変換漏れや保存先の間違いといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたWordファイルをRPAが自動でPDFに変換し、Boxの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化できます。面倒なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信したWordファイルをPDFに変換し、手動でBoxに保存している方
- 定型的な書類変換作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていないと感じる方
- 手作業によるファイルの変換ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点にPDFへの変換からBoxへの格納までを自動化するため、手作業の時間を削減できます
- 人の手によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、受信したメールに添付ファイルがある場合にのみ後続の処理を進めるよう、分岐機能を設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、添付されたMicrosoft WordのファイルをPDF形式に変換するブラウザ操作を記録します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
- 分岐機能では、前段で取得したメールの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます
- RPA機能では、PDF変換に利用するWebページのURLや操作内容を、ユーザーの環境に合わせて自由に設定可能です
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定でき、メールの件名などの変数を活用することもできます
了解しました。リンクの文字列をそのままにして修正しました。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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