GmailでXPSファイルを受信したら、RPAでJPG画像ファイルに変換してBoxに格納する

■概要

取引先から送られてくるXPSファイルを開けず、都度JPGファイルへ変換する作業に手間を感じていませんか。オンラインツールを探してファイルをアップロードし、ダウンロードして保存する一連の作業は、本来の業務を圧迫する要因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたXPSファイルをJPGに自動で変換しBoxへ格納できます。手作業による変換プロセスをなくし、業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 受信したXPSファイルをJPGに変換する手作業に煩わしさを感じている方
• ファイル変換からBoxへの格納までの一連の流れを自動化したいと考えている方
• RPAを活用し、Webサイトでのファイル変換といった定型業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信を起点に、xpsからjpgへの変換・保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換サイトなどでXPSファイルをJPGに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や送信元アドレスなどのキーワードを任意で設定してください。
• RPA機能で設定するブラウザ操作は、実際に利用するファイル変換サイトなど、ユーザーの環境に合わせて設定する必要があります。
• Boxへのファイルアップロード設定では、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で指定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691