GmailでPSDファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

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■概要

デザインデータとしてPSDファイルを受け取った後、確認や共有のために手作業でPDFに変換していませんか。こうしたルーティン作業は時間を要するだけでなく、変換ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、GmailでPSDファイルを受信した際に、RPA機能が自動でPDFへ変換し、Google Driveに保存します。変換作業を自動化することで、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• デザイナーなどからPSDファイルを受け取り、手動でPDFに変換している方
• 変換作業を効率化し、チーム内でのファイル共有をスムーズにしたい方
• Google Driveでのファイル管理を徹底し、手作業によるアップロードミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでPSDファイルを受信すると自動でPDFに変換し保存するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 変換からGoogle Driveへのアップロードまでを自動化し、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、PSDファイルが添付されたメールを特定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、添付されたPSDファイルをPDF形式に変換する操作を自動で行います
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールを特定するために、任意のラベルを設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDに任意のIDを設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
‍■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691