GmailでODTファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

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■概要

取引先からODT形式のファイルを受け取った際、普段使わないファイル形式のため、手動でDOC形式に変換して保存する作業に手間を感じることはありませんか。このワークフローを活用すれば、GmailでODTファイルを受信した際に、RPAが自動でファイル変換を実行し、Google Driveへ保存します。ファイル形式の変換に伴う煩雑な手作業を自動化し、業務をよりスムーズに進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

ODTファイルの受信が多く、変換作業に時間を取られている方
Gmailで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しており、一連の作業を効率化したい方
ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのファイル受信をトリガーに、`odt to doc`の変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したODTファイルをDOCファイルに変換する操作を行います。
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、ODTファイルが添付されたメールを特定するためのキーワードや、フローを起動させたいメールに付与された任意のラベルなどを設定してください。
Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。

■注意事項

‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691