Gmailからビデオファイルが送信されたら、RPAでMP4に変換しBoxに格納する

■概要

メールで共有される動画ファイルのフォーマットが統一されておらず、手作業でのファイル変換や整理に手間を感じることはありませんか。特に、様々な形式のビデオファイルを汎用性の高いMP4に変換する作業は、時間のかかる業務の一つです。このワークフローは、Gmailで受信したビデオファイルをRPA機能でMP4に自動変換し、Boxの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化するため、手作業によるファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したビデオファイルをMP4に変換し、手作業で管理しているご担当者の方
• 様々な形式の動画ファイルを扱う部署で、ファイル形式の標準化に課題を感じている方
• RPAを活用して、ファイル変換などの定型的なブラウザ操作を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでビデオファイルを受信後、MP4への変換からBoxへの格納までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換や格納作業が不要になることで、変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、フローが起動する条件を定めます
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを操作してビデオファイルをMP4に変換します
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP4ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
• 分岐機能では、メールの送信元アドレスや添付ファイルの有無など、前段のGmailトリガーで取得した情報をもとに処理を分ける条件を自由に設定可能です
• RPA機能では、実際に操作するファイル変換サイトのURLや操作手順、変換後のファイル名などを利用環境に合わせて設定してください
• Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名などを、固定値または前段のフローで取得した情報を組み合わせて指定できます

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。