GmailでPDFファイルを受信したら、RPAでExcelに変換しBoxに格納する

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■概要

取引先からメールで送られてくるPDF形式の請求書や注文書を、手作業でExcelに転記する業務は手間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信すると、RPA機能がオンラインの変換ツールを自動的に操作しPDFをExcelに変換、その後Boxの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化します。オンラインでPDFをExcelに変換する作業を含めた定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信する請求書PDFなどをExcelへ転記する作業に手間を感じている方
オンラインのPDFからExcelへの変換ツール利用時のアップロードやダウンロード作業をなくしたい方
手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

PDFをExcelに変換し、指定のクラウドストレージに保存するまでが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の信頼性が向上します。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのPDF変換ツールを操作してExcelファイルに変換、ダウンロードするよう設定します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたExcelファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、「請求書」や特定の取引先名など、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定できます。
分岐機能では、PDFファイルの有無以外にも、メールの送信元アドレスなど、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続処理の実行条件を柔軟に設定できます。
RPA機能では、利用するオンライン変換ツールのURLや、クリックするボタン、ファイル名など、実際の操作に合わせて設定を自由にカスタマイズしてください。
Boxのアクションでは、ファイルの保存先フォルダを指定したり、ファイル名に受信日や送信元といった変数を用いて動的に設定したりすることが可能です。

■注意事項

Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。