GmailでWPSファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

WPSファイルを扱う機会は多いものの、共有のためにPDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。特に、メールで受信したファイルを都度オンラインツールなどで変換するのは面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWPSファイルを受信した際に、自動でPDFへ変換しGoogle Driveに保存までの一連の流れを自動化でき、手作業による変換の手間を省きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にWPSファイルをメールで受け取り、PDFへ手動で変換している方
• 変換とファイル保存の一連の作業を自動化したいと考えている方
• GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル連携業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をトリガーに変換とアップロードが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• 手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、ファイルの保存し忘れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、受信したWPSファイルをPDFに変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのキーワードやラベルを任意で設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納したいフォルダを任意で指定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691