フォームでWPSファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

フォームで受け取ったWPSファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換していませんか？こうした変換作業は、件数が多くなると時間に追われるだけでなく、変換漏れや保存ミスといった課題にも繋がりかねません。
このワークフローは、フォームでWPSファイルが送信されたタイミングで、RPAがPDFファイルへと自動で変換し、指定のOneDriveへ格納する業務の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取ったファイルを、手作業で変換を行っている方
• WPSファイルの管理や共有をOneDriveで行っており、アップロード作業を効率化したい方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にwps to pdfへの変換からOneDriveへの保存までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮します。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや保存ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受け取ったWPSファイルをPDFに変換する操作を組み込みます。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定の場所にアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、実際の運用に合わせて任意の内容に編集が可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを格納したい任意のドライブIDとフォルダのアイテムIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691