フォームでXLSXファイルが送信されたら、RPAでCSVファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

日常業務において、XLSXファイルをCSVファイルへ変換する作業は頻繁に発生しますが、都度手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにXLSXファイルをアップロードするだけで、YoomのRPA機能が自動でファイル変換を行い、指定したOneDriveのフォルダへ保存します。こうした定型的なファイル変換作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生するファイル変換作業を手間に感じている方
• ファイル変換やアップロード作業における、保存先の間違いなどのミスをなくしたい方
• 単純なファイル変換作業を自動化し、より付加価値の高い業務に時間を充てたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイルアップロードを起点に、CSVファイルへの変換からOneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換漏れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、XLSXファイルをアップロードするための「ファイルアップロードフォーム」を設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、アップロードされたXLSXファイルをCSV形式に変換するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したCSVファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、実際の運用に合わせて任意の内容に編集してください。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを格納したい任意のドライブID、およびフォルダのアイテムIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691