GmailでFB2ファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する

■概要

電子書籍などで利用されるFB2ファイルを受け取るたびに、手作業でPDFファイルへ変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。ファイル数が増えると、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、GmailでFB2ファイルを受信すると、RPA機能が自動で変換を行い、Boxへ格納するため、ファイル変換と管理のプロセスを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• FB2ファイルの取り扱いが多く、PDFへの変換と保存作業に時間を取られている方
• 手作業によるファイル変換で発生しがちな変換ミスをなくしたい方
• 様々な形式のファイル管理を効率化し、定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点にファイル変換から格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定して、FB2ファイルをPDFに変換するWebサイトなどの操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
• RPA機能の設定では、FB2からPDFへの変換に使用するWebサービスなど、ユーザーの環境に合わせてブラウザ操作を柔軟に設定することが可能です。
• Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDは任意の値に設定してください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■ 注意事項

• GmailとBoxのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
• ご契約プランによって、最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性もあります。
• トリガーや各オペレーションで取り扱い可能なファイル容量の詳細は、以下のリンクを参照してください：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランのみで利用可能です。フリープラン、ミニプラン、チームプランで設定した場合、フローボットのオペレーションがエラーになりますのでご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランでは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中は、制限対象のアプリやブラウザ操作のオペレーションも利用できます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は、以下のリンクを参照してください：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691