GmailでPSファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

メールで受信したPSファイルを、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。手作業によるファイル変換は時間がかかるだけでなく、保存場所を間違えるといったミスも起こりがちであり、こうした変換作業の効率化は重要な課題です。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると自動でRPAが起動し、PSからPDFへのファイル変換とGoogle Driveへの保存を実行するため、ファイル管理の手間を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信するPSファイルをPDFへ手作業で変換し管理している方
• ファイル形式の変換作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
• GmailとGoogle Driveを活用しており、ファイル管理の工数を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信を起点に変換から保存までを自動化できるため、これまで手作業で行っていたファイル変換の時間を短縮できます
• 手動での変換やアップロード作業が不要になることで、変換忘れや保存先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したPSファイルをPDFに変換する操作を設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のフォルダIDに設定してご利用ください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691