フォームでPSファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

デザインデータや印刷データで用いられるPSファイルを、より汎用性の高いPDF形式に変換する作業は、ファイルを受け取る都度発生するため手間がかかるものです。このワークフローは、フォームにPSファイルがアップロードされると、RPAが自動でPDFに変換し、指定のOneDriveに格納する一連の処理を自動化します。手作業で行っていた変換作業から解放され、業務効率の改善に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるPSファイルからPDFへの変換に時間を要している方
• ファイル形式の変換からOneDriveへの格納までを自動化し、業務を効率化したい方
• RPAを活用して、手作業によるファイル変換プロセスのDXを推進したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのアップロードを起点に、PSからPDFへの変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定して、PSファイルを受け取れるようにします
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受け取ったPSファイルをPDF形式に変換するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、ユーザーへの案内文となるタイトルや質問項目などを、実際の運用に合わせて任意で編集してください
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、保存先となる任意のドライブID、および格納したいフォルダのアイテムIDを設定してください

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691