■概要
メールで受信したJFIFファイルを開くために、都度手動で変換していませんか？こうした手作業はファイルが増えるほど手間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたJFIFファイルを自動でPDFに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。ファイル変換と保存の手間をなくし、よりコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 取引先からJFIF形式のファイルを受け取ることが多く、その都度PDFへ変換している方
- ファイル変換作業を自動化し、手作業を削減したい方
- GmailとGoogle Driveを活用し、チーム内でのファイル共有をより円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに届いたJFIFファイルを自動でPDFに変換し保存するため、これまで手作業で行っていたファイル変換やアップロードの時間を短縮します
- 手作業によるファイルの変換忘れや、Google Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したJFIFファイルをPDF形式に変換するブラウザ操作を自動化します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを判別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のPDFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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