フォームでJFIFファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

日々の業務でJFIF形式の画像ファイルを受け取り、その都度PDFに手動で変換する作業に手間を感じていませんか。このような定型的なファイル変換作業は、本来注力すべきコア業務の時間を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームにJFIFファイルがアップロードされるだけで、RPAが自動でPDFファイルに変換し、指定のOneDriveフォルダに格納します。手作業による変換プロセスを自動化し、業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• JFIFファイルからPDFへの変換と、その後の保存作業を効率化したいと考えている方
• ファイル形式の変換を手作業で行っており、ミスの発生や手間に課題を感じている方
• RPAを活用して、ブラウザ上で行う定型的なファイル操作を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイルアップロードを起点に、変換から保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、アップロードされたJFIFファイルをPDFに変換するブラウザ操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問内容は、実際の業務に合わせて任意で編集が可能です
• OneDriveへのファイルアップロード先として、任意のドライブIDや格納したいフォルダのアイテムIDをそれぞれ設定してください

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691